Ob im Handel, in der Logistik oder im privaten Bereich: Etiketten sind beliebte Mittel zur Kenn- sowie Auszeichnung und Organisation von Waren und Dienstleistungen in Groß- und Kleinunternehmen und Büros. Es gibt viele verschiedene Anwendungsbereiche für die kleinen oder großen informierenden Labels. Daraus folgt, dass jedes Einsatzgebiet andere Anforderungen an die Etikettensoftware stellt, was wiederum dazu führt, dass es für unterschiedliche Zwecke verschiedene Programme gibt, um Etiketten zu drucken. In die Welt dieses vermeintlich exotischen Themas möchte ich euch heute entführen.
Diese unterschiedlichen Software-Arten stehen zur Verfügung
Im Grunde genommen unterscheidet sich die Etikettensoftware durch ihren Einsatzzweck. Es existieren spezielle Lösungen für einzelne Endanwender und Programme für Unternehmen. Der Unterschied dabei liegt in der Verwendung der Gerätschaften als auch in der Menge der benötigen Etiketten.
Während ein Einzelanwender die Labels in einer geringen Marge für kleine Projekte oder den privaten Bereich braucht, nutzen Betriebe diese Auszeichnungen für das Lager und damit verbunden für das Warenwirtschaftssystem. Dadurch ergeben sich unterschiedliche Ansprüche an die jeweilige Etikettensoftware und somit auch für die benötigten Geräte. Private Anwender können eine Software für den heimischen Computer nutzen. Häufig ist im klassischen Microsoft Office bereits eine Funktion in Word für den Etikettendruck verfügbar. Bei Bedarf ist es aber auch möglich, spezielle Software für Vorlagen zu erwerben.
Wenn es um den Einsatz von Etikettensoftware in größeren Unternehmen geht, dann handelt es sich im Regelfall um hochwertigere Lösungen, die nicht nur in einem dazugehörigen System gespeichert, sondern dort auch von verschiedenen Standpunkten aus zu verwenden sind.
Die Vorteile von Etikettensoftware aus dem Hause Microsoft
Wer als Privatanwender oder Kleinunternehmer eine Software zum Etikettendruck benötigt, findet im Regelfall eine spezielle Option dafür im Hause Microsoft.
Alle, die das Etikettendrucken im privaten Rahmen oder als Kleinunternehmer betreiben, haben die Möglichkeit, auf eine Software zurückzugreifen, die eigentlich jeder PC besitzt, der via Microsoft Office arbeitet. Word ist mit einem sogenannten „Etikettenassistenten“ ausgerüstet, der beim Erstellen und Drucken der Labels hilft. Zu finden ist dieser Assistent unter der Kategorie „Sendungen“ in der oberen Bearbeitungsleiste von Word. Dadurch ist es beispielsweise problemlos möglich, Adress-Etiketten auf dem klassischen DIN A4 Papier im heimischen Druckgerät zu drucken. Anwender nutzen dazu entweder die vorbereiteten Formate oder erstellen selbst eine eigene Vorlage für die Zukunft. Jeder Schritt ist während des Vorgangs simpel nachzuvollziehen.
Tipp: Wer kein Office-Paket besitzt, arbeitet häufig mit einem Open-Source-Programm. Auch diese haben inzwischen eine Unterfunktion zum Anfertigen von individuellen Etiketten. Häufig sind diese nicht ganz so umfangreich und detailliert wie die kostenfplichtigen Dienste von Microsoft, aber für eine simple Gestaltung genügen sie, weshalb diese Programme eher für den privaten Bereich empfehlenswert sind.
Die Vorteile einer externen Software von Drittanbietern
Externe Software ist generell eine Option für Groß- und Kleinunternehmen.
Im Gegensatz zu Microsoft Office und Open-Source-Programmen ist externe Software von Drittanbietern meistens genau die richtige Option für Unternehmen verschiedener Größenordnungen. Der Grund dafür liegt in den komplexeren Gestaltungsmöglichkeiten der Etikettensoftware. Zudem sind diese Varianten mit verschiedenen Datenbanken oder Datenquellen unkompliziert zu verknüpfen. Des Weiteren laufen viele Prozesse nach einmaliger Erstellung automatisch. Das bedeutet beispielsweise, dass nur einmal ein bestimmtes Etikett angelegt wird, welches fortan immer zur Verfügung steht, wenn das Programm den gleichen Verwendungs- oder Einsatzzweck erkennt.
Häufig ist es auch so, dass die externe Software verschiedene Funktionen kombiniert. Die Programme dienen nicht nur zur Erstellung und Gestaltung von Etiketten, sondern auch zum Drucken sowie zur Verarbeitung in unterschiedlichen Systemen eines Unternehmens. Damit sind beispielsweise ERP- oder SAP-Systeme gemeint. Das ist vor allem für größere Unternehmen mit vielseitigen Aufgaben essenziell, da so beispielsweise die Administration von Daten, die Überprüfung des aktuellen Inventars als auch die Organisation von Ressourcen sowie Wirtschaftsgütern mit einem Programm erledigt sind.
Mit welchen Geräten ist die jeweilige Etikettensoftware zu bedienen?
Ein spezielles Gerät zum Drucken von Etiketten ist der Etikettendrucker.
Die Microsoft-Lösungen sind beispielsweise für jeden Computer und den dazugehörigen heimischen Drucker geeignet. Das ist allerdings nur eine Option, bis die Etikettengestaltung komplexer wird. Dann sind spezielle Etikettendrucker notwendig, um beispielsweise Barcodes oder andere Kennzeichnungssysteme richtig, vollständig und korrekt auf das Label zu bringen.
Die Ausgabe von Etiketten erfolgt jedoch nicht nur über einen speziellen Etikettendrucker. Grundsätzlich lassen sich die Labels auch über sogenannte Beschriftungslaser oder Etikettiersysteme erstellen. Wichtig ist das insbesondere für Unternehmen, die mit Bar- oder Strichodes arbeiten. Hier sind die wichtigsten Informationen zu einem Produkt gespeichert. Diese sind via Barcode-Scanner für weitere Personen im Prozessablauf einsehbar, weshalb beim Druck keine Fehler unterlaufen dürfen.
Funktionen und Extras: Diesen Umfang bietet eine gute Etikettensoftware
Es gibt ein paar Eigenschaften, die eine gute Software zum Drucken von Etiketten auszeichnet. Zu diesen Merkmalen zählen vor allem die Folgenden:
- Verschiedene Beschriftungen gehören zum Basisumfang jeder gut ausgestatteten Etikettensoftware.
- Die Eingabeformulare sind stets individuell zu bearbeiten, um die Vorlagen an das eigene Unternehmen anzupassen.
- Ein professioneller Umgang mit verändernden oder weiterführenden Informationen wie Serien- oder auch Rechnungsnummern sollte für die Software kein Problem darstellen.
- Facettenreiche Datumformate sind mit einem entsprechenden Etikettenprogramm problemlos zu meistern.
- Um die Etiketten drucken zu können, ist eigentlich immer ein Treiber notwendig. Eine professionelle Software ist daher nicht nur imstande, auf verschiedene gängige Drucktertreiber zu reagieren, sondern ist auch mit unterschiedlichen Geräten wie Laser- und Tintenstrahldruckern kompatibel.
- Die Extras der Etikettenprogramme sind abhängig vom Einsatzumfang. Der Grund dafür liegt in der Individualität der Unternehmen und deren Aufgaben.
- Für größere Unternehmen ist es zudem von Bedeutung, dass die Software an andere Datenbanken und Datenquellen angeschlossen werden kann. Ob ERP- oder SAP-System, je nach Bedarf unterstützt die Software unterschiedliche Datenbanken.
Bei der Auswahl der Etikettensoftware gilt es darauf zu achten, dass die Programme zum Drucker oder dem bevorzugten Druckgerät als auch zu den Anforderungen des Unternehmens oder Einzelanwenders passen. Jeder Anbieter deckt einen unterschiedlichen Leistungsumfang mit der Software ab. Um den Betriebsalltag zu erleichtern, sollte das Etikettenprogramm die individuelle Aufgabenbandbreite also in vollem Umfang erfüllen. Ratsam ist daher ein Vergleich von verschiedenen Software-Modellen, um herauszufinden, welche Variante am besten zu den Bedürfnissen der Firma passt.
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Quellen & Links zum Thema:
https://www.pixartprinting.de/blog/software-zur-gestaltung-von-etiketten/
https://support.hp.com/ch-de/document/c05554866
