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Analoge Werbebriefe erstellen: Tipps und Tricks für die digitale Vorgehensweise

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Gehörten Briefe früher zum Alltag, sind sie heute in unserer digitalen Zeit eher eine Seltenheit. Für die Digital Natives kann ein Brief somit etwas Besonderes, Außergewöhnliches sein. Dass Werbebriefe auch in Zeiten von E-Mails und Co. ihre Berechtigung haben, zeigt beispielsweise die CMC DIALOGPOST-Studie 2020. Laut dieser Studie erreicht man mit Print-Mailings für Bestandskunden im Durchschnitt eine Konversionsrate von 4,9 Prozent.

Für Online-Shops kann sich dadurch ein um einige Prozentpunkte höherer Bestellwert ergeben. Digitale Briefe landen nicht selten im Spamordner oder gehen in den ganzen E-Mails, die einen tagtäglich erreichen, unter. Werbebriefe werden nicht so schnell übersehen und sie sind länger präsent im Haushalt. Voraussetzung für eine nachhaltige Wirkung: Unternehmer und Selbstständige müssen ihre Zielgruppe kennen und das Gestalten von Werbebriefen sorgfältig planen.

Werbebriefe – so legen Unternehmer und Selbstständige ihre Zielgruppe fest

Bevor man mit dem Erstellen von Werbebriefen beginnt, sollte man sich immer fragen, was man damit erreichen möchte. Folgende Ziele können im Vordergrund stehen:

  • Man möchte neue Kunden gewinnen
  • Man möchte die Bindung zu den Bestandskunden intensivieren
  • Ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung steht in den Startlöchern und man möchte Werbung dafür machen
  • Man möchte frühere Kunden zurückgewinnen
  • Man möchte inaktive Kunden wieder ansprechen
  • Man möchte am Image des eigenen Unternehmens feilen

Die oben genannten Ziele können Hintergrund einer Werbeaktion mit Werbebriefen sein. In vielen Fällen geht es nicht nur um ein Ziel, das erreicht werden soll, sondern gleich um mehrere. So kann man beispielsweise das Bewerben eines neuen Produkts mit der Stärkung der Kundenbindung kombinieren. Das Ziel hinter dieser Werbeaktion entscheidet, wie der Werbebrief aussehen und an welche Zielgruppe dieser gehen soll. Erst wenn man seine Ziele kennt, kann man die Gestaltung des Werbebriefs und den Text angehen.

Welche Vorteile bieten Werbebriefe?

Wer sich für Werbebriefe entscheidet, hat folgende Vorteile:

  • Bei Werbebriefen mit Adresse wird die persönliche Ansprache unterstrichen
  • Werbebriefe landen nicht im Spamordner
  • Werbebriefe haben häufig einen längeren Effekt, denn sie sind noch eine Weile im Haushalt präsent
  • Die Haptik darf man nicht unterschätzen, Werbebriefe bieten die Chance auch einen haptischen Eindruck beim Empfänger zu hinterlassen
  • Gedruckte Briefe werden von mehreren in einem Haushalt lebenden Personen wahrgenommen
  • Werbebriefe haben in der Regel eine höhere Konversionsrate als E-Mails
  • Werbebriefen können Sie zusätzlich noch Gutscheine oder kleine Geschenke beilegen
  • Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt insbesondere beim Anschreiben von Bestandskunden keine so große Hürde dar
  • Briefe haben etwas Nostalgisches, das auch jüngere Menschen häufig anspricht

Werbebriefe erstellen – so geht man vor

Wenn man Werbebriefe selbst erstellen und versenden möchte, kann man das beispielsweise mit Microsoft Office tun. Wie auch immer eine Werbeaktion mit Werbebriefen aussehen soll, mithilfe von Word können Unternehmer und Selbstständige diese erstellen. Word bietet die Möglichkeit, Serienbriefe zu gestalten. Ein maschinell erstellter Serienbrief kann eine große Zeitersparnis bringen, denn man muss nur den Text formulieren und Word fügt automatisch Adresse und Anrede des Adressaten ein. Das heißt, jeder Adressat wird persönlich angesprochen, ohne dass man jeden Namen und jede Adresse in jeden Werbebrief von Hand einfügen muss.

Bei der Erstellung von Werbebriefen helfen die Microsoft Office Produkte Word und Excel. Hier werden beide Programme genutzt, um Werbebriefe zu gestalten. Word wird genutzt, um das persönliche Schreiben zu formulieren. Mithilfe von Excel wird eine Tabelle angelegt, in der man Adresse und Anrede aller Empfänger festhalten kann.

Werbebriefe – Excel-Tabelle anlegen Kundendaten

Wer mit Microsoft Office Werbebriefe erstellen möchten, muss im ersten Schritt die Daten der Kunden anlegen. Für diesen Zweck wird Excel genutzt. Adresse und Anrede der Empfänger werden in eine Excel-Tabelle übertragen. Hier gilt es, sehr sorgfältig vorzugehen, denn Fehler fallen womöglich später nicht mehr auf und werden einfach auf die Werbebriefe übertragen. So können die Spalten der Excel-Tabelle gestaltet werden:

  • Anrede und eventuell Titel
  • Vorname
  • Nachname
  • Straße und Hausnummer
  • Postleitzahl
  • Ort
  • Ausformulierte Anrede

Wer bereits ein digitales Adressbuch wie beispielsweise Outlook nutzt, kann die Daten häufig in Excel importieren. Mit der Tastenkombination STRG+T wird die Excel-Tabelle als intelligente Tabelle formatiert. So kann Microsoft Office diese später auch als Tabelle erkennen.

Werbebriefe erstellen mit Word

Wurde die Excel-Tabelle erstellt, dann geht es an die Gestaltung des Anschreibens mit Word. Man muss ausreichend Platz frei lassen, um später Anrede und Adresse einfügen zu können. Im nächsten Schritt wird der Seriendruck-Assistent genutzt. Zu finden ist der Seriendruck-Assistent unter der Registerkarte „Sendungen“. Betätigt wird dann der Button „Seriendruck starten“ im Dropdown-Menü. Jetzt wird die Option „Briefe“ ausgewählt und der Serienbrief ist aktiviert.

Jetzt folgt man den Anweisungen des Seriendruck-Assistenten einfach Schritt für Schritt und erstellen so eigene Serienbriefe. Der Assistent unterstützt Unternehmer und Selbstständige bei der Erstellung eigener Werbebriefe. Hier werden „Briefe“ und „aktuelles Dokument verwenden“ ausgewählt. Anschließend wird der Nutzer von Word gefragt, welche Adressen er verwenden möchten. Unter den Auswahlmöglichkeiten entscheidet man sich für „vorhandene Liste verwenden“. Anschließend wird der Nutzer nach der Datenquelle für die Adressen der Kunden gefragt. Jetzt navigiert man zur Excel-Tabelle mit den gespeicherten Adressen und bestätigen die Auswahl mit „Ok“.

Anschließend fahren Nutzer mit der Erstellung der Serienbriefe fort. Die Bedienelemente der Registerkarte werden genutzt, um Adresse und Grüße einzufügen. Die Assistenten von Word helfen dem Nutzer dabei, die richtigen Informationen auszuwählen, so dass das Endergebnis stimmig ist. In der Regel erlaubt es die Excel-Tabelle, wenn diese wie beschrieben erstellt worden ist, die Anrede sehr individuell zu gestalten. Möchte man weniger Zeit investieren, kann man auf eine individuelle Anrede natürlich auch verzichten. Allerdings sind die Werbebriefe dann auch weniger persönlich.

Zum Schluss kann sich der Nutzer eine Vorschau der Werbebriefe anzeigen lassen. Etwaige Fehler können jetzt korrigiert werden. Im letzten Schritt kann der Nutzer die Serienbriefe verschicken beziehungsweise ausdrucken und als tatsächlichen Brief per Post versenden.

Das muss ein Werbebrief enthalten

Mit einem Werbebrief haben Unternehmer und Selbstständige ein gutes Instrument, um Kunden zu gewinnen, zu binden und zu erreichen. Sie können gleichzeitig das Image des eigenen Unternehmens im besten Licht präsentieren. Um das zu erreichen, sollten Werbebriefe aus der Masse herausstechen. Eine Allgemeingültige Erfolgsformel gibt es nicht, aber folgende Tipps können helfen:

 

  • Vollständigkeit ist wichtig: Werbebrief sollten aus mindestens drei Komponenten wie dem Anschreiben, dem Antwortformular und dem Briefumschlag bestehen. Auch ein leichter Flyer und ein frankierter Rückumschlag sind nicht verkehrt.
  • Anschreiben formulieren: Das Anschreiben sollte alle Elemente wie Absenderadresse, Empfängeradresse, Anrede, Datum, Werbetext sowie einen Gruß und die persönliche Unterschrift enthalten.
  • Blickverlauf beachten: In der Regel geht man bei einem Werbebrief von einem typischen S-Kurven-Blickverlauf aus. Man kann dieses typische Muster aber gezielt stören, indem Eyecatcher ganz bewusst so platziert werden, dass diese S-Kurve gestört wird. Steht beispielsweise ein Gewinnspiel oder ein besonderes Produkt an, kann man mit solchen Elementen arbeiten.
  • Personalisierung ist ein Muss: Damit Werbebriefe bei der Zielgruppe richtig ankommen, muss die Personalisierung Priorität haben. Das heißt aber nicht, dass nur Name und Adresse stimmen müssen, auch individuelle Angebote, die zur Zielgruppe passen, dürfen enthalten sein. Unternehmer und Selbstständige sollten darauf achten, den Empfängern einen echten Mehrwert zu bieten. Zudem sollten Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

 

Der klassische Werbebrief hat auch in der digitalen Zeit nicht ausgedient. Gerade wenn Kunden sehr übersättigt von digitaler Werbung sind, kann ein Werbebrief eine echte Alternative sein. Das gilt vor allem dann, wenn man es schafft, den analogen Werbebrief mit der digitalen Welt zu verbinden und so eine Brücke zu schlagen. Werbebriefe gehören für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler auf jeden Fall zu einem runden Marketingmix dazu.

 

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Technikinteressierter Student und mit dem Lumia 920 unterwegs!
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