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Produktivitätssteigerung: Das Beste aus Outlook herausholen

Mit einem Marktanteil von 7 % im Jahr 2017 (11 % inklusive Outlook.com) ist Outlook nach Apples Mail (29 %) und Googles Gmail (23 %) der weltweit beliebteste E-Mail-Client. Abgesehen von mobilen Anwendungen (Handys und Tablets) und Desktop-Anwendungen ist die Office-Software von Microsoft die klare Nummer eins im Business-Umfeld. Im folgenden Artikel finden Sie nun ein paar kleine Tipps, wie sich Outlook bestmöglich nutzen lässt.

Outlook – Vorteile

Das Programm steht nicht nur für ein vielschichtiges Kommunikationsmanagement, sondern punktet auch mit guten Dienstplänen, praxisnahen Terminorganisationen und einer übersichtlichen Aufgabenverwaltung. Weitere Pluspunkte sind die Collaboration-Fähigkeiten der kollaborativen Teamarbeit und die Schnittstelle zu anderen Office-Programmen (Excel, Word, PowerPoint, OneNote). Outlook bietet eine breite Palette von Integrationsoptionen an, unter anderem mit CRM-Systemen. Dank Outlook CRM besteht zum Beispiel die Möglichkeit, Kontakte, Kalender, Aktivitäten sowie ein- und ausgehende E-Mail-Nachrichten zu synchronisieren. Zudem sorgt Outlook CRM für die Wiederauffindbarkeit bestimmter Mails in Bezug auf bestimmte Abläufe oder Vorgänge innerhalb von diversen Projekten. Mit einem Klick kann eine E-Mail im CRM gespeichert oder automatisiert abgelegt werden und einem Ansprechpartner und einem Geschäftspartner zugeordnet werden.

Quick-Steps

Quick-Steps machen es einfach, mehrere Arbeitsschritte zu einer einzigen Aktion zu kombinieren. Führen Sie in Zukunft einfach jeden Schnellzugriff aus, und Outlook erledigt den Rest des Vorgangs automatisch. Sparen Sie langfristig viel Zeit bei Ihrer täglichen Arbeit!

Folgendermaßen können Sie die Outlook Quick Steps in Ihrem Mail-Client am Desktop aktivieren:

  • Wählen Sie in E-Mail die Option Start aus.
  • Wählen Sie in der Gruppe Quick Steps den Pfeil Weitere Schaltfläche des Startprogramms für ein Dialogfeld auf dem Menüband neben dem Feld Quick Steps aus, um Quick Steps verwalten zu öffnen.
  • Wählen Sie im Feld Quick Step den Quick Step aus, den Sie ändern möchten, und wählen Sie dann Bearbeiten aus.
  • Ändern oder fügen Sie unter Aktionen die Aktionen hinzu, die dieser Quick Step ausführen soll.
  • Wenn Sie möchten, wählen Sie im Feld Tastenkombination eine Tastenkombination aus, die Sie diesem Quick Step zuweisen möchten.
  • Wenn Sie das Symbol für einen Quick Step ändern möchten, wählen Sie das Symbol neben dem Feld Name aus, wählen Sie ein Symbol und dann OK aus.

Kostenlose Marketing-Signaturen und das Integrieren von Visitenkarten

Die Signatur markiert das Ende jeder E-Mail. Es muss auch sauber und ordentlich aussehen. Outlook bietet mehr als nur eine Vielzahl von Layout- und Gestaltungsmöglichkeiten. Sie können auch eine elektronische Visitenkarte (vCard) in Ihre Signatur integrieren und diese für ein kostenloses, aber höchst effektives Signaturmarketing nutzen.

Erstellen Sie Gruppenkalender und gemeinsame Teamkalender

Ein Kalender ist nützlich, aber mehrere Kalender können schnell durcheinandergeraten. Erstellen Sie beispielsweise einen Teamkalender, Gruppenkalender oder Projektkalender in Outlook.

Aufgaben delegieren und in Ihrem Kalender verwalten

Indem Sie Aufgaben delegieren, können Sie Platz für wichtigere Dinge schaffen. Gleichzeitig können Sie den Bearbeitungsstand der zugeordneten Aufgabe aktuell halten.

Nutzen Sie individuelle Regeln, um Ihre Ziele schneller zu erreichen

Mit Outlook-Regeln können Sie zeitraubende tägliche Aufgaben automatisieren, damit Sie sie in Zukunft alle selbst erledigen können. Dies kann von der automatischen Sortierung von Posteingängen über die automatische Beantwortung und Weiterleitung bestimmter E-Mails (z. B. Eingangsbestätigung) bis hin zur automatischen Zuordnung von Kategorien nach bestimmten definierten Merkmalen reichen.

Farbige Kategorien für übersichtlichere Programme

Sie können Outlook-Kategorien verwenden, um Beziehungen zwischen Ordnern zwischen verschiedenen Elementen und Funktionen herzustellen (Kontakte, E-Mails in Postfächern, Aufgaben, Notizen, Kalender usw.). Eine solche Kategorie könnte beispielsweise Projekt A sein. Dann können Sie alle Elemente dieses Projekts auf Knopfdruck zwischen den Ordnern abrufen. Sie müssen sich nicht mit Postfächern, Kalendern und Aufgabenlisten herumschlagen.

20 % mehr Effizienz mit Outlook und OneNote

OneNote ist ein digitales Notizbuchprogramm, das im Office-Paket von Microsoft enthalten ist. Aber es eignet sich nicht nur für einfache Notizen. Spezielle Vorlagen machen es zu einem großartigen Tool für Protokolle, Besprechungsnotizen, gemeinsame Checklisten und mehr. Es ist in Ordnung, handschriftliche Eingaben in Maschinenschrift umzuwandeln und sie mit komplexen mathematischen Funktionen zu berechnen. Und das Beste ist, OneNote und Outlook sind nicht nur kompatibel, sie ergänzen sich perfekt.

Emoji

Um die E-Mail etwas interessanter zu gestalten, klicken sie im Menüband auf den Bereich „Illustrationen“, klicken dort anschließend auf „Onlinebilder“. Nun können Sie sich eines oder mehrere der Emojis aussuchen. Mit einem Doppelklick fügen Sie diese in Ihre Mail ein.

Fazit

Outlook bietet sowohl für den privaten als auch für den geschäftlichen Gebrauch alle notwendigen Optionen. Es ist so ausgerichtet, dass es zeitsparend und effizient zugleich arbeitet.

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Student, Nerd & Xbox-Fan.
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