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Bewährte Praktiken zur Erstellung von E-Mail-Signaturen im Jahr 2023: Tipps und Dienste

„E-Mail-Signaturen sind das digitale Äquivalent eines Handschlags, sie helfen beim Aufbau von Beziehungen.“ – Sarah Phillips, Business Coach

Auf dem Weg ins Jahr 2023 ist es wichtig, die neuesten Trends und bewährten Praktiken für die Erstellung effektiver E-Mail-Signaturen zu kennen. Dieser Artikel befasst sich mit der Entwicklung von E-Mail-Signaturen und gibt Tipps zur Erstellung von Signaturen, die einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Fügen Sie ein Porträtfoto hinzu

Mit dem Porträtfoto in Ihrer E-Mail-Signatur können Sie Ihre Persönlichkeit zeigen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Sie werden damit nicht nur professioneller aussehen, sondern es kann Ihnen auch dabei helfen, sich von der Masse abzuheben.

Bei der Auswahl des Porträtfotos für die E-Mail-Signatur gibt es einige Dinge, die man beachten sollte. Stellen Sie als erstes sicher, dass das Foto hochwertig und klar ist. Ein unscharfes oder qualitativ minderwertiges Foto wirft kein gutes Licht auf Sie oder Ihr Unternehmen. Wählen Sie ein aktuelles Foto, auf dem Sie gut aussehen. Ein altes Porträtfoto oder eines, das nicht wirklich zeigt, wie Sie jetzt aussehen, wird die Menschen nur verwirren.

Und Sie sollten auch darauf achten, dass das Foto richtig zugeschnitten ist. Es sollte weder zu klein noch zu groß sein, sondern die passende Größe haben, damit es in der Signatur natürlich aussieht. Mit diesen Tipps im Hinterkopf sollten Sie in der Lage sein, ein Porträtfoto zu wählen, das Sie von Ihrer besten Seite zeigt und Sie und Ihr Unternehmen gut repräsentiert.

Fügen Sie ein Bild hinzu

Wenn Sie eine E-Mail-Signatur erstellen, dann sollten Sie immer ein Bild hinzufügen. Das kann Ihr Firmenlogo sein, Ihr Porträtfoto oder auch ein einfaches Symbol. Das Bild sollte Ihre Signatur hervorheben und dafür sorgen, dass sie leicht erkennbar ist.

Das Hinzufügen eines Bildes zu Ihrer Signatur ist aus mehreren Gründen wichtig: Erstens wird Ihre Signatur dadurch optisch ansprechender und fällt somit eher auf. Zweitens hilft es Ihnen, sich und Ihr Unternehmen zu bewerben. Und drittens kann es dazu beitragen, dass sich die Leute an Sie und Ihr Unternehmen erinnern, wenn sie Ihre Signatur in einer E-Mail sehen.

„Eine Signatur ist nicht nur eine Formalität, sondern eine Gelegenheit, für sich und sein Unternehmen zu werben und einen starken Eindruck zu hinterlassen.“ – Dan Oshinsky, Director of Newsletters bei der New York Times.

Bei der Auswahl eines Bildes für Ihre Signatur müssen Sie einige Dinge beachten. Stellen Sie sicher, dass es von hoher Qualität und klar ist. Verwenden Sie keine Bilder, die zu überladen oder auf den ersten Blick schwer zu verstehen sind. Und achten Sie darauf, dass das Bild für Sie und Ihr Unternehmen relevant ist. Wenn Sie zum Beispiel ein Immobilienmakler sind, dann wäre das Bild eines Hauses passender als das Bild einer Katze.

Mit diesen Tipps im Hinterkopf sollten Sie in der Lage sein, ein Bild auszuwählen, das Ihre E-Mail-Signatur hervorhebt und Ihnen dabei hilft, Ihre Marke aufzubauen.

Verlinken Sie zu Ihren Social-Media-Profilen

Wenn Sie zu Ihrer E-Mail-Signatur eine Social-Media-Komponente hinzufügen möchten, dann gibt es verschiedene Möglichkeiten, das zu tun. Sie können Links zu Ihren Social-Media-Profilen hinzufügen oder Symbole verwenden, die auf Ihre Profile verlinken.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Links hinzuzufügen, dann sollten Sie darauf achten, dass sie gut sichtbar und leicht zu erkennen sind. Die Empfänger sollten nicht danach suchen müssen. Was die Plattformen betrifft, ist es im Allgemeinen am besten, sich an die großen Drei zu halten: Facebook, Twitter und LinkedIn. Das sind die Webseiten, die die meisten Menschen kennen und sie können Sie auf diesen Plattformen leicht finden und mit Ihnen in Kontakt treten.

Wenn Sie sich für Symbole anstelle von Links entscheiden, dann achten Sie darauf, dass sie klar und deutlich als Social-Media-Logos erkennbar sind. Auch hier ist eine Verlinkung zu den großen Drei in der Regel die beste Lösung. Und genau wie bei Links ist auch hier die Platzierung wichtig: Platzieren Sie Ihre Symbole an einer gut sichtbaren Stelle, damit die Empfänger sie schnell finden können.

Verwenden Sie einen Handlungsaufruf

Es ist eine gute Idee, einen Handlungsaufruf zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzuzufügen. Ein Handlungsaufruf ist eine kurze, relevante Nachricht, die Ihre Empfänger zu einer bestimmten Handlung auffordert. Das kann alles Mögliche sein, vom Besuch Ihrer Webseite bis hin zur Anmeldung für Ihren Newsletter. Mit dem Handlungsaufruf in Ihrer E-Mail-Signatur können Sie das Engagement erhöhen und mehr Menschen für Ihr Angebot interessieren.

Hier sind einige Tipps für die Erstellung eines effektiven Handlungsaufrufs:

  • Achten Sie darauf, dass er nicht zu lang ist. Ihr Handlungsaufruf sollte klar und prägnant sein. Vermeiden Sie zu viel Text oder eine komplexe Sprache, die Menschen davon abhält, aktiv zu werden.
  • Der Handlungsaufruf sollte relevant sein. Stellen Sie sicher, dass Ihr Handlungsaufruf für Ihre Zielgruppe und den Inhalt Ihrer E-Mail relevant ist. Wenn Sie eine Nachricht über Ihren neuesten Blogbeitrag versenden, dann sollten Sie einen Handlungsaufruf hinzufügen, der die Empfänger dazu auffordert, ihn zu lesen.
  • Vermitteln Sie ein Gefühl der Dringlichkeit: Verwenden Sie eine Sprache, die ein Gefühl der Dringlichkeit vermittelt und die Menschen zum sofortigen Handeln anregt. Zum Beispiel „Abonnieren Sie meinen Blog!“ oder „Buchen Sie einen Termin!“

Verwenden Sie aussagekräftige Verben. Verwenden Sie eine überzeugende Sprache in Ihrem Handlungsaufruf, um die Menschen zum Handeln zu ermutigen. Verben wie „jetzt entdecken“, „mehr erfahren“ und „enthüllen“ wecken eher das Interesse der Besucher als passive Wörter wie „hier klicken“.

Setzen Sie auf Einfachheit

Wenn es um E-Mail-Signaturen geht, ist weniger definitiv mehr. Eine Signatur, die zu lang ist oder zu viele Informationen enthält, kann abschreckend wirken und Sie sogar unprofessionell aussehen lassen. Beschränken Sie sich bei der Erstellung Ihrer Signatur auf das Wesentliche: Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, die Webseite Ihres Unternehmens und vielleicht einen kurzen Slogan. Wenn es genügend Platz gibt, dann können Sie auch Ihr Firmenlogo hinzufügen. Verwenden Sie eine einfache und gut lesbare Schriftart und eine oder höchstens zwei Farben.

Verwenden Sie Farben

Bei der Gestaltung von E-Mail-Signaturen können Sie Farben verwenden, um Persönlichkeit zu zeigen, Aufmerksamkeit zu erregen oder etwas hervorzuheben. Bei der Auswahl der Farben für Ihre E-Mail-Signatur sollten Sie sowohl Ihre Markenfarben als auch die Farben des Unternehmens des Empfängers berücksichtigen (falls Sie diese kennen). Sie können auch Farben verwenden, um bestimmte Informationen hervorzuheben, z.B. Social-Media-Symbole oder Kontaktinformationen.

Fügen Sie einen Datenschutzhinweis und Haftungsausschlussklauseln hinzu.

Es ist wichtig, einen Datenschutzhinweis und Haftungsausschlussklauseln zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzuzufügen, um sich und Ihr Unternehmen vor einer möglichen rechtlichen Haftung zu schützen. Hier sind ein paar Tipps dazu:

  1. Fügen Sie einen Link zu den Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens hinzu. Dadurch werden die Empfänger darüber informiert, wie ihre persönlichen Daten verwendet werden und sie haben die Möglichkeit, der Erfassung und Verwendung ihrer Daten zu widersprechen.
  2. Fügen Sie einen allgemeinen Haftungsausschluss hinzu, der besagt, dass Ihr Unternehmen nicht für Schäden haftet, die aus der Verwendung der Informationen durch die Empfänger resultieren könnten.
  3. Wenn Sie Marketingmails versenden, dann sollten Sie darauf hinweisen, dass die Empfänger den Erhalt künftiger E-Mails von Ihnen ablehnen können.
  4. Sie sollten auch einen Urheberrechtsvermerk zu Ihrer Signatur hinzufügen, um andere davon abzuhalten, den Namen und das Logo Ihres Unternehmens ohne Genehmigung zu verwenden.

Verwenden Sie Trennlinien oder Leerzeichen

Die besten E-Mail-Signaturen im Jahr 2023 enthalten Trennlinien oder Leerzeichen, damit der Text leichter lesbar ist. Sie können einfache Linien oder komplexere Designs verwenden, um verschiedene Abschnitte Ihrer Signatur zu trennen oder wichtige Informationen hervorzuheben. Mit einer Trennlinie können Sie Ihre Signatur hervorheben und sie lesbarer machen, also erwägen Sie, dieses Jahr eine Trennlinie in Ihrer Signatur zu verwenden.

Beispiele für professionelle E-Mail-Signaturen, die im Jahr 2023 funktionieren

Kreative E-Mail-Signaturen enthalten mehr als nur die normalen Kontaktinformationen und machen die E-Mails des Absenders einzigartig. Hier sind ein paar Beispiele für kreative E-Mail-Signaturen:

  • Animierte Signaturen: Eine kleine Animation, z.B. ein rotierendes Logo oder eine explodierende Grafik, kann die Aufmerksamkeit des Empfängers erregen und die Signatur hervorheben.
  • Personalisierte Zitate: Ein personalisiertes Zitat oder ein Spruch kann der Signatur eine persönliche Note verleihen und die Persönlichkeit oder die Werte des Absenders widerspiegeln.
  • Social-Media-Links: Durch das Hinzufügen von Links zu den Social-Media-Profilen des Absenders, z.B. Twitter oder LinkedIn, können die Empfänger auch außerhalb von E-Mails leicht mit ihm in Kontakt treten.
  • Lustige Grafiken: Eine lustige Grafik oder Illustration kann die Signatur visuell interessant und einprägsam machen.
  • Interaktive Signaturen: Die Verwendung von HTML oder anderem Code zur Erstellung interaktiver Signaturen kann für ein einzigartiges Benutzererlebnis sorgen. Sie könnten zum Beispiel eine anklickbare Karte zum Standort des Absenders zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen.

Diese kreativen Beispiele können eine E-Mail-Signatur sowohl funktional als auch einprägsam machen und sie gleichzeitig zu einem Marketingwerkzeug für die Marke des Absenders machen.

Die 5 besten Generatoren für E-Mail-Signaturen

MySignature

MySignature ist ein Generator für E-Mail-Signaturen, der den Benutzern ermöglicht aus einer Vielzahl von Vorlagen eigene E-Mail-Signaturen zu erstellen. Es gibt sicher ein Design, das für Ihr Branding geeignet ist. Nachdem Sie Ihre Vorlage ausgewählt haben, können Sie sie anpassen, um eine mobilfreundliche E-Mail-Signatur zu erstellen, die mit Google Mail, Apple Mail, Outlook und anderen gängigen E-Mail-Clients kompatibel ist.

Dieses Werkzeug ist nicht nur ein Generator für E-Mail-Signaturen, sondern verfolgt auch alle E-Mails, die Ihre Signatur enthalten und benachrichtigt Sie, wenn der Empfänger sie liest. Dadurch wissen Sie, wer Ihre E-Mails liest und wer nicht.

Signature.email

Signature.email ist ein flexibles Werkzeug zur Gestaltung von E-Mail-Signaturen. Designer und Agenturen können damit auf einfache Weise schöne, individuelle Signaturen für ihre Kunden erstellen. Beginnen Sie mit einer Vorlage, ändern Sie die Farben, Schriftarten und Abstände, ordnen Sie die Reihenfolge der Informationen neu an und fügen Sie beliebig viele zusätzliche Felder oder Bereiche hinzu.

Es gibt keine Beschränkungen für die Anzahl der Felder, die Sie hinzufügen können oder für deren Konfiguration. Sie können eine E-Mail-Signatur für sich selbst oder für Ihre Kunden erstellen, die genau so aussieht, wie Sie es möchten.

HubSpot

HubSpot bietet viele Werkzeuge und Vorlagen, darunter auch einen Generator für E-Mail-Signaturen. Es kommt nicht oft vor, dass wir einem Werkzeug blind vertrauen, aber im Falle von HubSpot wissen wir, dass es fantastisch ist.

HubSpot bietet einen schön gestalteten Generator für Signaturen, der ganz einfach zu verwenden ist. Sie müssen nur eine Vorlage auswählen, Ihre Unternehmensdaten eingeben, sie anpassen und zum Schluss Ihr Foto hochladen.

Newoldstamp

Newoldstamp ist ein unternehmenstauglicher Generator für E-Mail-Signaturen, der auch die Verwaltung von Signaturen ermöglicht und zusätzliche Marketingfunktionen wie Bannerkampagnen bietet.

Es gibt viele Anpassungsmöglichkeiten und spannende Funktionen, die man kaum woanders findet. Sie können damit Apps und Social-Media-Logos in Ihre E-Mail-Signatur integrieren. Sie haben außerdem die Möglichkeit, ein Werbebanner am Ende der E-Mails zusammen mit Ihrem Handlungsaufruf hinzuzufügen.

Ist das nicht cool?

HoneyBook

HoneyBook ist eine vollwertige Client-Management-Software, aber die Webseite bietet einen 100% kostenlosen Generator für E-Mail-Signaturen, den Sie nutzen können. Sie können sie entweder von Grund auf neu erstellen oder eine Vorlage aus der Sammlung auswählen.

Das Erstellen einer E-Mail-Signatur auf dieser Webseite ist ganz einfach. Sie müssen nur eine Vorlage auswählen, Ihre Unternehmensinformationen eingeben, Social-Media-Links hinzuzufügen und fertig. Es gibt zwar nicht sehr viele Anpassungsmöglichkeiten, aber das Werkzeug ist dennoch großartig und Sie sollten es ausprobieren.

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"Entdeckung besteht darin, den gleichen Gegenstand wie alle anderen zu betrachten, sich aber etwas anderes dabei zu denken."
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