Zum Beginn des Jahres 2024 wird unter Windows die vorinstallierte Mail- sowie Kalender-App durch das neue Outlook ersetzt. Schon jetzt macht ein gelbes Banner innerhalb der Apps darauf aufmerksam. Auf lange Sicht möchte Microsoft noch einen Schritt weiter gehen. Nämlich steht auch die Ersetzung der klassischen Outlook-Anwendung aus dem Office-Paket auf der Roadmap. Trotz ihres Rufs als bewährtes und zuverlässiges E-Mail-Programm.
Das neue Outlook in der Kritik: Microsoft-Server können alles mitlesen
Aktuell steht das neue Outlook in der Kritik. Denn die Anwendung basiert vollkommen auf der Cloud. Dazu zählt nicht nur die Benutzeroberfläche, welche lediglich die Outlook.com-Webseite in einem Anwendungsfenster präsentiert. Sondern auch die Synchronisierung von E-Mail-Konten wird stets über die Microsoft-Server abgewickelt. Würden Nutzer das E-Mail-Konto ihres Arbeitgebers hinterlegen, so würde jede einzelne Mail auf die Microsoft-Server wandern. Ein untypisches Verhaltensmuster für E-Mail-Programme.
Weiterführend werden die IMAP-Login-Daten ebenfalls auf den Microsoft-Servern gespeichert, damit die Synchronisierung vonstattengehen kann. Das Online-Magazin Heise fand heraus, dass hierzu die Zugangsdaten im Klartext zu Microsoft gesendet werden. Aus diesem Grund sieht auch das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik die neue Outlook-App kritisch.
Daraus ergeben sich Datenschutz- sowie Sicherheitsbedenken. Denn zum einen können Dritte die Login-Daten abfangen, weil sie ohne Verschlüsselung versandt werden. Andererseits könnte Microsoft den Inhalt jeglicher E-Mails selbst abrufen und für eigene Zwecke analysieren.
Universität Duisburg-Essen verbietet Nutzung der neuen Outlook-App
Aufgrund der Bedenken über die neue Outlook-App zog die Universität Duisburg-Essen die Reißleine. In einer Rundmail verkündigte die Universität, dass die Synchronisierung mit der Outlook-App ab dem 15.12.2023 für Mitarbeiter zentral gesperrt sein wird. Ebenfalls betroffen von der Entscheidung ist die Outlook-App für iOS und Android. Stattdessen verweist die Universität auf alternative E-Mail-Programme wie Thunderbird oder Outlook-Desktop.
Im Wortlaut die E-Mail der Direktorin vom Zentrum für Informations- und Mediendienste sowie des Stellvertretenden CISO:
Die „neue Outlook“-App von Microsoft für Windows 10 oder Windows 11 erweist sich als eifriger Datensammler. Neben der unzulässigen Speicherung von E-Mails überträgt die App auch Passwörter im Klartext zu Microsoft-Cloudsystemen.
Auch die Outlook-App für iOS und Android von Microsoft ruft Mails über die Microsoft-Cloud von unserem Mailserver ab.
Das bedeutet, dass Microsoft nach der Nutzung der Apps Ihr UDE-Passwort kennt und Mailinhalte in der Microsoft-Cloud zwischengespeichert hat. Nutzende werden nicht darüber informiert, und es ist derzeit unklar, ob und wie gespeicherte Zugangsdaten und E-Mails von Microsoft gelöscht werden können.
Aufgrund dieser Sachlage ist ab sofort und bis auf Weiteres die Nutzung der neuen Outlook-App für Windows und der Outlook-App für iOS und Android zum dienstlichen Zwecke an der UDE untersagt. Die Synchronisation von UDE-Passwörtern ist mit der Windows-Cloud nicht
zulässig. Diese Funktion wird ab dem 15.12.2023, soweit möglich, zentral gesperrt.
