Ob bei der Bewerbung um eine neue Arbeitsstelle oder bei der Schularbeit in der Gruppe: Sobald es darum geht, die Arbeiten mehrerer Teilnehmer zusammenfügen, kann es recht kompliziert werden. Möchte man dann ausschließen, dass es auch noch zu Problemen mit der Formatierung von Dateien kommt, hantiert man viel lieber mit PDF-Dateien als mit Formaten, bei denen man mit nur einem Klick viel verändern kann. Das PDF ist für den Transfer von Daten eine sichere Bank, nicht zuletzt, weil die visuelle Darstellung derselben Daten quasi eingefroren ist und man auch aus Versehen nichts daran verändern kann.
Dateien verbinden geht heute ganz einfach
Genau diese eher starre Form einer Datei bringt aber auch gewisse Tücken mit sich. Was ist zum Beispiel, wenn man mehrere PDF-Dateien miteinander verbinden möchte? Gerade dann, wenn mehrere Personen ihre Beiträge an einem Projekt zu einem großen Dokument zusammenfügen möchten, kann ein PDF sehr nützlich sein. Lange Zeit war es denn auch nicht möglich, PDFs miteinander zu verbinden. Doch heute kann man dies mit nur ein paar wenigen Klicks hinbekommen. Hat man die zu verbindenden Dateien in der richtigen Reihenfolge bereit, geht alles ganz schnell. Und noch viel besser: Es gibt sogar Möglichkeiten, die Abfolge der Seiten in einer PDF-Datei zu verändern.
Die genaue Vorgehensweise beim Zusammenfügen mehrerer PDF-Dateien ist nicht mehr so wichtig. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um diesen Schritt vorzunehmen. Eine Möglichkeit besteht darin, sich die entsprechende Software herunterzuladen. Das kann unter anderem ein Produkt von Adobe sein, wie Acrobat oder Photoshop. Letzteres ermöglicht es auch, aus anderen Dateiformaten eine PDF-Datei zu erstellen. Hat man insbesondere eine Reihe von Dokumenten nicht mit einem Scanner, sondern mit einem Smartphone eingelesen, kann man diese zu einem PDF verarbeiten.
Für eine erfolgreiche Bearbeitung ist natürlich die Grundlage sehr wichtig. Die Dokumente sollten in einem Ordner gespeichert werden. Hinzu kommt, dass man diese Dokumente auch noch in die richtige Reihenfolge bringen sollte. Andernfalls wird die Datei für den Empfänger oder die Leser schwer zu verarbeiten sein. Indem man eine Zahl dem Dateinamen voranstellt, kann man die passende Reihenfolge schon im Ordner definieren, in dem man die Dateien sammelt. Darüber hinaus hilft aber auch die Software von Adobe dabei, die Seiten in die richtige Reihenfolge zu bringen. Im Gegensatz zu einem Textverarbeitungsprogramm wie zum Beispiel MS Word bringt man die optische Gestaltung dabei nicht durcheinander.
Ideale Lösung für alle Betriebssysteme und Geräte
In der Vergangenheit erwies sich immer wieder als tückisch, dass unter verschiedenen Betriebssystemen das vermeintlich gleiche Programm nicht unbedingt alle Inhalte gleich darstellen konnte. Wurden Dateien einmal mit Windows und danach wieder mit einem Mac verarbeitet, verursachte dies unzählige zusätzliche Arbeitsschritte. Eine PDF-Datei hingegen ist in dieser Hinsicht überhaupt nicht anfällig. Was man bei der Textverarbeitung oder auch in einer Präsentation gestaltet hat, wird im PDF-Format sozusagen eingefroren, so dass die Inhalte problemlos von einem Gerät auf ein anderes übertragen werden können.
Der Anwendungsbereich von PDF-Dateien beschränkt sich heute längst nicht mehr nur auf stationäre Computer. Stattdessen sind vor allem tragbare Geräte auf dem Vormarsch. Dies begann zunächst mit Laptops und setzte sich schließlich mit Tablets und Smartphones fort. Eine PDF-Datei ist auf all diesen Geräten bestens lesbar. Entsprechend attraktiv ist es, solche Dateien zu versenden. Der Empfänger kann die Datei überall und jederzeit ansehen, was bei anderen Formaten nicht unbedingt der Fall ist.
Gerade bei der Übertragung auf ein mobiles Endgerät ist auch die Dateigröße ein wichtiger Faktor. Die Übertragung erfolgt wesentlich schneller, wenn die Datei in dieser Hinsicht eher schlank daherkommt. Natürlich ist mit den heutigen Datennetzwerken auch die Übertragung größerer Dateien problemlos möglich. Aber je nach Netzwerk kann die Geschwindigkeit dennoch gedrosselt sein. Speziell im öffentlichen Raum ist dies oftmals der Fall – oder eine schnelle Verbindung ist vor Ort nur gegen einen Aufpreis erhältlich. Eine Datei, die man schnell zur Hand haben will oder sollte, ist dann eher klein sein, damit sie bei Bedarf möglichst schnell geladen wird.
PDF ersetzt mehr und mehr Papier
Viele Dokumente, die man bisher vor allem in gedruckter Version kannte, gibt es heute fast ausschließlich nur noch in elektronischer Form. Man denke da zum Beispiel an die Fahrkarten, wenn man sich auf Reisen begibt. Egal, ob bei der Bahn oder als Bordkarte für das Flugzeug – man erhält die nötigen Dokumente heute vorzugsweise elektronisch. Zum Teil geschieht dies direkt in einer App. Und wo dies nicht möglich ist, erhält man vom Veranstalter eine PDF-Datei zugestellt, in der sich die entsprechenden Angaben und Codes befinden. Statt einem Ticket aus Papier hält man heute im Zug oder am Gate am Flughafen den QR-Code oder den Barcode auf seinem Smartphone hin. Und während der eine oder andere vielleicht noch auf die ausgedruckte Version solcher Dokumente schwört, gibt es immer mehr Reisende, die nur noch mit elektronischen Dokumenten unterwegs sind.
Aber auch diese Form kann etwas schwierig in der Handhabung sein. Wenn zum Beispiel eine Familie mit Kindern reist, ist es natürlich sinnvoll, wenn sich eine erwachsene Person um diesen Papierkram im PDF-Format kümmert. Aber will man dann für jedes einzelne Ticket bei zwei Erwachsenen und ebenso vielen Kindern eine eigene PDF-Datei öffnen? Da macht es schon eher Sinn, vor der Reise mal eben noch die entsprechenden Dateien zu einem Reisedokument zusammenzufügen, in dem man alles Wichtige zur Hand hat. Dies spart nicht nur individuell eine Menge Zeit, sondern verkürzt auch die Wartezeit für andere Menschen, die vielleicht hinter einem in einer Schlange stehen.
Auch bei Dokumenten, die man von Hand unterzeichnen muss, kann eine PDF-Datei die Prozesse ebenfalls erheblich beschleunigen. Man kann viel Zeit sparen, wenn man unter anderem Verträge nicht mehr mit der Post hin- und herschicken muss. Stattdessen reicht in vielen Fällen heute eine gescannte Kopie der unterzeichneten Dokumente. Dazu ist nicht einmal mehr ein Scanner notwendig. Oft genügt schon ein Smartphone und dessen Kamera, um die entsprechenden Dateien zu erstellen. Die Bilddateien lassen sich online vom Stapel weg verarbeiten und innerhalb von nur wenigen Sekunden oder Minuten hat man eine fix und fertige PDF-Datei zur Hand, die zudem erst noch viel weniger Speicherplatz benötigt als die Fotos.
