Wer sich gerade selbstständig macht oder am Anfang seiner Selbstständigkeit steht, hat in den seltensten Fällen in allen Belangen den Durchblick. Ein wichtiger Teil der Unternehmensverwaltung und -führung ist die Buchhaltung. Davor haben viele Angst: undurchdringliche Steuergesetze, inkorrekte Steuererklärungen und ihre Folgen, fehlerhafte Jahresabschlüsse und keine aussagekräftigen Zahlen zum Unternehmen zur Vorlage bei der Bank. Diese Bedenken und Ängste lassen sich nicht so leicht vom Tisch wischen. Viele Arbeitnehmer, Selbstständige und Freiberufler greifen deshalb auf eine entsprechende Software zurück, die ihnen diese nicht nur ungeliebte, sondern auch umfangreiche Aufgabe erleichtert. Auf dem Markt gibt es die unterschiedlichsten Softwareprogramme. Nicht jedes entspricht den individuellen Nutzerbedürfnissen. Daher sollte sich jeder vor der Anschaffung genau überlegen, welches die richtige Software für sein Anliegen ist. Im Folgenden möchte ich meine Erfahrungen mit Euch teilen.
Warum eine Buchhaltungssoftware sinnvoll ist
Gerade am Anfang der Unternehmensgründung machen viele junge Unternehmer noch alles von Hand. Solange die Vorgänge überschaubar bleiben, ist dagegen nichts einzuwenden. Dazu hat das Bundeswirtschaftsministerium einige Tipps für kleine Unternehmen zusammengestellt. Rechnungen zu schreiben nimmt jede Menge Zeit in Anspruch. Schnell sind Fehler bei der Buchhaltung passiert, weil beispielsweise der Eintrag ins Kassenbuch vergessen wird. Wenn der Kundenstamm größer wird, ist diese Vorgehensweise total ineffektiv, der Aufwand kann dann so groß werden, dass ein ganzer Tag vergeht, bis alle Rechnungen erstellt und verschickt sind. Dann steht schnell die Frage im Raum: Steuerberater oder Buchhaltungssoftware?
Drei Punkte, die für eine Softwarelösung sprechen
Drei gute Gründe, warum sich die Anschaffung einer Software, wie zum Beispiel der Buchhaltungssoftware von Lexware, lohnt:
Grund eins: Der finanzielle Aspekt
Insbesondere bei jungen Unternehmen ist das Geld meistens etwas knapp. Die Kosten für einen Steuerberater können da schnell das Budget sprengen. Sie haben nicht die Möglichkeiten, wie etablierte Unternehmen, die häufig eine eigene Buchhaltungsabteilung betreiben, die eine Software im Einsatz hat. Für den Jahresabschluss beauftragen sie dennoch häufig den Steuerberater.
Grund zwei: Der zeitliche Aspekt
Mit einer Softwarelösung können Unternehmen erheblich an Zeit einsparen. Die Anwender müssen nur die Ein- und Ausgänge buchen, wie beispielsweise die Einnahmen, Mieten, Nebenkosten, Gehaltszahlungen oder Lieferantenrechnungen. Die Nachweise lassen sich meistens bequem einscannen und entsprechend abspeichern. Den Rest erledigt in aller Regel die Software.
Grund drei: Der Aspekt Fehlervermeidung
Die Bedienung solcher Softwarelösungen ist in der Regel sehr einfach. Die User erfassen Daten nur einmal. Zusatzinformationen erleichtern die Bearbeitung, sodass sowohl Anfänger wie auch erfahrene Nutzer gut mit der Software zurechtkommen sollten. Kommt es zu Falscheingaben, poppt in der Regel eine Fehlermeldung auf, sodass am Ende alle Daten wieder stimmen und die Abrechnung korrekt ist.
Was eine gute Softwarelösung können sollte
Buchhaltung ist eine komplexe Angelegenheit, die nicht nur darin besteht, Rechnungen zu schreiben und das Kassenbuch zu führen. Daher sollte eine moderne Buchhaltungssoftware mindestens die folgenden Features mitbringen:
- Rechnungen erstellen
- Buchführung
- Abrechnung von Lohn und Gehalt
- Angebote erstellen
- Anlagen verwalten
- Mahnwesen
Darüber hinaus sind noch Funktionen wie die DATEV- oder ELSTER-Schnittstelle wichtig. Die ELSTER-Schnittstelle ist sozusagen das „Online-Finanzamt“. Dort werden die Steuererklärungen und beispielsweise auch die Umsatzsteuervoranmeldungen verschickt. Auf der Internetseite von Elster gibt es weitere Informationen dazu. Außerdem sollte das Programm über Einstiegshilfen für absolute Anfänger verfügen und eine kostenfreie Testversion sollte zur Verfügung stehen. Damit können noch Unentschlossene das Programm zunächst in der Praxis testen, bevor sie eine Entscheidung treffen.
Welche Vor- und Nachteile haben Freeware-Produkte?
Als Freeware-Version bietet sich beispielsweise zero-Buchhaltung an. Die Software ist leicht zu bedienen und hat die notwendigen Grundfunktionen. Sie lässt sich bei Bedarf jederzeit gegen eine einmalige Lizenzgebühr hochstufen. Bei Freeware besteht allerdings meist das Problem, dass die Funktionsauswahl weniger umfangreich ist als bei einer kostenpflichtigen Version. Eine wichtige Funktion einer guten Buchhaltungssoftware ist, dass sie die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder der Bilanz unterstützt. Im Unterschied zu Lizenzprogrammen verfügen die Freeware-Versionen meist nicht über die notwendige Aktualität und auch der Support lässt häufig zu wünschen übrig. Außerdem fehlt häufig die ELSTER-Schnittstelle oder die Möglichkeit, eine E-Bilanz zu erstellen.
Einige Lizenzprodukte im Überblick
Etablierte Anbieter für Buchhaltungssoftware sind die DATEV, Lexware, SAGE oder WISO. Sie sind alle mit den wichtigsten Basisfunktionen ausgestattet, verfügen über verschiedene Schnittstellen, unter anderem auch zum Onlinebanking. Die wesentlichen Unterschiede liegen meist im Handling und in der Benutzeroberfläche. Hier lohnt es sich durchaus, die 30-Tage-Testversion kostenlos auszuprobieren, um zu sehen, mit welchem Programm der jeweilige Nutzer am besten zurechtkommt. Die Gebühren für die Programme lassen sich entweder mit einem geringen monatlichen Betrag oder einem günstigeren Jahresbeitrag begleichen. Wer eine umfangreichere Software braucht, kann sich zu den jeweiligen Grundversionen ein Upgrade kaufen.
Lexware hat neben der Grundversion noch eine Plus-, eine Pro- und eine Premium-Version. Die Software ist damit sowohl für Einsteiger als auch für Profis geeignet. Die WISO-Buchhaltungssoftware gibt es in vielen Varianten. Sie richtet sich an Einsteiger und Profis, an Unternehmen und Privatnutzer. Damit lassen sich die unterschiedlichsten Steuererklärungen online erledigen, auch die Einkommensteuererklärung. Die Software von SAGE erfordert dagegen Grundkenntnisse in der Buchhaltung. Das macht sie für Laien und Anfänger weniger geeignet, sie könnten schnell überfordert sein. Aber sie bietet eine Fülle von Funktionen an.
Schlusswort
Die verschiedenen Buchhaltungsprogramme unterscheiden sich kaum in den Grundfunktionen und können Unternehmer, Selbstständige, Freiberufler und auch Privatpersonen beim Papierkram tatkräftig unterstützen. Die Unterschiede liegen in den Zusatzfunktionen, die jedoch nicht jeder benötigt. Wer sich eine Software anschaffen möchte, sollte sich schon im Vorfeld darüber im Klaren sein, welche Funktionen er unbedingt braucht. In manchen Fällen – wie z. B. als Kleinunternehmer gem. § 19 UStG – reicht auch beispielsweise eine leicht zu bedienende Software aus, mit der sich Rechnungen erstellen und verwalten lassen, wie beispielsweise die Software Lexoffice.
Wie sind Eure Erfahrungen mit den vorgenannten Programmen? Könnt Ihr weitere Programme für Windows empfehlen?
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da die Sage 100 REWE recht umfangreich ist und auch höhere Anforderungen an die Hardware stellt wäre eventuell die „Sage Business Cloud“ ehemals „Sage One“ eine Lösung, kaum jemand hat so viel Erfahrung mit Buchhaltung wie Sage. Bei der „Sage Business Cloud“ muss nichts auf dem PC installiert werden, es geht alles über die Cloud, ist meine Empfehlung.